情報を安全に扱って、AIを使う

AIを仕事で使いたくても、「この情報は入力してよいのか」が分からず手が止まることがあります。反対に、文章を整えることだけを考えて、顧客名や社内だけの数字をそのまま貼ってしまうこともあります。必要なのは、入力前に情報を分ける短い判断基準です。

青は、教材の架空データや一般公開されている情報です。黄は、社内資料や取引先に関係する情報で、固有名詞や識別できる数字を伏せ、会社のルールを確認してから使います。赤は、パスワード、アクセス情報、個人を特定できる情報、未公開の重要情報です。判断できない情報も赤として止め、責任者へ確認します。

「9月10日に点検を行う」という一般的な予定は、必要に応じて使える情報です。一方、顧客の氏名、住所、契約番号はそのまま入れず、「お客様A」「市内」「契約番号は削除」のように置き換えます。ログイン情報や社外秘の添付資料はAIへ入れません。文章の下書きに不要な情報から先に削ると、迷いが減ります。

本番では、ChatGPT・Gemini・Claudeのどれを使う場合でも、会社のAI利用ルール、契約プラン、管理設定、顧客との取り決めを確認します。学習利用の設定をオフにしていても、会社の許可が不要になるわけではありません。迷う情報は送らず、確認する相手を先に決めてください。