仕事の場面で練習する回読む 約2分・やってみる 約8分
長いメールを、
要点だけにして返事する
- 1/3 送る
- 2/3 確かめる
- 3/3 持ち帰る
最近、お客さんから長文のメールをもらうことが増えました。全部読んでも、何を頼まれているのか分からないことがあるんです。
確かに、AIで文章を作る人が増えて、内容がはっきりしないメールも増えましたね。
今回は、そんなときの使い方です。長いメールを貼ると、要点と返事の下書きが一度に出ます。
まずは、実際のメールでやってみましょう。
自分のメールで、やってみる
メールを1通えらぶ
受信箱から1通えらびます。条件は3つです。
- 知っている相手から来た（取引先・元請けなど）
- まだ返事をしていない
- 本文が長い
手元に無い方は、ここを開いて見本メールを使います（コピーはここからできます）
差出人：元請けの会社件名：新しいチラシの打ち合わせについて（日程のご相談ほか）
お世話になっております。いつも点検のご対応をいただき、誠にありがとうございます。先日の定期点検では急なお願いにもかかわらず迅速にご対応いただき、現場からも感謝の声が上がっておりました。
さて、来月から配布する新しいチラシの件でご相談です。前回お話しした内容から掲載店舗が増えまして、御社の紹介枠も少し広く取れることになりました。つきましては、紙面の構成と写真の扱いについて、一度お打ち合わせをお願いできればと考えております。写真は前回ご提供いただいたものを使う予定ですが、新しいものがあればそちらも検討いたします。
打ち合わせは木曜14時から、弊社の会議室で予定しています。所要時間は1時間ほどを見込んでおります。参考資料は当日こちらでお持ちしますので、事前のご準備は不要です。細かな点は当日ご説明いたします。
ご参加いただけるかどうかを、水曜までにお知らせいただけますと幸いです。ご都合が合わない場合は、候補日をいくつかいただければ調整いたします。
なお、前回のチラシの反響については、集計が終わり次第、別途まとめてお送りします。また、来期の点検スケジュールについても、後日あらためてご相談させてください。
お忙しいところ恐れ入りますが、引き続きよろしくお願いいたします。
実際のメールを使う方へ
貼る前に、取引先の名前・金額・住所を消します。これを「マスキング」と言います。日付と期限は残します。
| 消す前 | 株式会社〇〇商事の田中様より、見積額48万円の件で |
|---|---|
| 消した後 | A社の担当者より、見積の件で |
迷ったら 「会社の情報を入力する前に確認する」 へ。
準備ができたら、やること
- 「ChatGPTを開く」を押す。文が入った状態で開きます
- 「（ここにメールを貼る）」を消して、メールを貼る
- 送る
文が入っていなければ、「練習文をコピー」で貼ります。
ChatGPT の入力欄（この文を貼ります）
次のメールについて、2つお願いします。
1. 要点を3行にまとめる（用件・返事の期限・自分がすること）
2. そのあとに、返事の下書きを書く（丁寧な文で、短く）
メールに書いていないことは書かないでください。返事に、新しい約束は入れないでください。
（ここにメールを貼る）
実際の画面で、こう操作します（くり返し再生）
動画を押すと、大きく表示します。
送れたら、次のページへ。ChatGPTの画面は開いたままにします。